为了加强财务管理,完善内部管理制度,明确经济责任,严肃财经纪律,特制定本规定。

第一条  借款的办理

1.借款人应是我院在职教职工;

2.借款人应填写齐全《借款凭证》,该凭证中各栏目内容要填写齐全,并由借款人、审批人签字后方能办理;

3.借款审批权限和程序按财务有关规定执行;

4.超过5000()以上的现金借款应事先预约 (开支票除外),预算经费中超过5万元的借款应同时提供审批人审核的详细预算;

5.借款应按借款用途使用,未按借款用途使用的原则上不予报销。特殊情况必须写出说明,经财务部审核后报销;

6.各种借款原则上应实行前账不清、后款不借。单位及个人借款,原则上一事一借,一借一清,不能一借多用多借多用,以免发生长期挂账和借款混乱的事项;

7.借款手续由教职工本人办理。特殊情况需委托他人办理的,须由借款教职工本人出具书面委托函;

8.离职教职工应严格办理签章手续,借款未清者,不得办理离校手续。

第二条 报销票据

1.从外部取得的报销票据必须真实、合法、完整。票据的形式与内容必须相符,发票金额无涂改,大小写金额相符;票据的相关要素如付款单位、日期、经济内容、数量、单价、金额、开票人等应填写齐全;付款单位(即抬头)应为长江大学工程技术学院,且必须盖有收款单位的财务章或发票章,付款单位(抬头)为个人的票据不予报销;

2.票据内容必须为实际发生的经济业务或商品名称;经手人应对票据的真实性、合法性负责;审批人应对其合理性和有效性负责;

3.财务人员对不真实、不合法的票据、已经被禁止使用的票据、超过使用期的票据有权拒绝报销;对记载不准确、不完整,审批手续不全的票据有权退回;

4.从外单位取得的报销票据有效期为两年 (以票据上的日期为准),过期不再报销;

5.报销人应将报销票据分类后,按鱼鳞式粘贴在空白会计凭证上,填写费用报销单,按财务规定履行完整的审批手续,由单位分管财务负责人、验收人和经手人签字;

6.报销票据内容为办公用品材料配件等事项的,应提供由销售单位加盖财务章的物品明细清单;

7.遗失车(船、飞机)票,需提供书面材料说明遗失的原因、金额,经单位核实并审批后,持相关证明票据 (如住宿费发票、会议通知、一同出差人员的票据、证明人的证明等)报销相关费用。其它可报销票据遗失后,必须提供出票单位原票据存根或记账联复印件,并加盖出票单位的财务专用章或发票专用章,附相应说明,方可作为报销凭据;

8.除领取人员费用、劳务酬金、内部转账可使用学校自制凭证外,其余报销事项不得使用学校自制凭证;从外单位取得的报销票据应有税务部门或财政部门监制章,普通收据或其他单位自制收据不能作为报销凭据。

附:

1)《因公出差费报销单》:报销国内外差旅费时填写;

2)《借款凭证》:因公务活动需要借款时填写;

 9.财务报销实行经手人、验收人和证明人制度

1)经手人制度指每张报销票据必须有经手人签字,以明确经济责任;

2)验收人制度指购置实物的,除经手人签字外,须有验收人签字。达到固定资产标准的,必须到学校资产管理部门办理资产入库登记手续;

3)证明人制度指对于一些特殊事项(如遗失车票、单程票、无住宿票等)需要由同行人员或其它知情人予以证明,证明人对所证明事项的真实性负责。

10. 学生奖助学金的领取。学生奖助学金(包括国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、学校奖学金、困难补助、勤工助学金、)以及各类补助补贴等发放至学生个人的款项一律发至学生的银行卡;

11. 差旅费补助的领取。按《长江大学工作人员差旅费管理办法》(长大校发[2008]20号)和《长江大学科学技术研究经费管理暂行办法》(长大校发[2012]71号)有关规定执行;

12. 报销票据的附件

1)参加会议必须有单位负责人 (或科技项目负责人)签字的会议通知或会议证明才能报销有关费用;

2)借款(报销)时,属于履行合同、协议的支出内容,应附合同、协议复印件;属于学校招投标范围的支出内容,应附中标确认(通知)书;属于工程类项目的支付完工款项,应附审计报告;支付质保金的项目,由使用单位出具验收报告,经单位分管财务负责人签字后方可办理质保金支付手续;

3)支付2000元以上的业务一般应通过网银结算。